«Pour optimiser son temps, il n’y a pas mieux qu’une bonne politique de délégation des tâches».

Interview Omar Dahbi, directeur de rédaction de Médi1 Radio.

Le Matin Emploi : La journée de travail ressemble bien souvent à une course contre la montre. Comment optimisez-vous votre temps ?
M.Omar Dahbi : Une bonne gestion du temps est une nécessité absolue quand on veut réussir une mission, et ce, à tous les niveaux de la production et quel que soit le domaine d’activité. Mais, au-delà du principe élémentaire de l’optimisation de la productivité, une bonne gestion du facteur temps permet au manager de pouvoir s’adonner à l’un de ses rôles les plus importants, à savoir le développement et l’amélioration du produit. Pour optimiser son temps, il n’y a pas mieux qu’une bonne politique de délégation des tâches. Le plus souvent, des managers ont tendance à trop concentrer les prérogatives de prise décision. Cela provoque un encombrement à leurs niveaux, ce qui perturbe leur emploi du temps et se répercute négativement sur leur rôle principal, à savoir le développement de l’activité.

Pourquoi, à votre avis, la gestion du temps prend-elle une grande place de nos jours ?

La gestion du temps prend de l’importance pour plusieurs raisons, mais surtout à cause du fait que la concurrence devient ardue dans tous les domaines et que, pour
« faire mieux », il faut « faire vite », et que, pour « faire vite et bien », il faut avoir le temps nécessaire à cet aspect de la gestion.
Un manager qui concentre toutes les décisions est amené à en prendre des dizaines par jour et, par conséquent, il n’a plus de temps à dédier aux choses qui relèvent de l’avenir puisqu’il passe son temps à s’encombrer avec des décisions relevant de la gestion des affaires courantes.

D’après votre expérience, comment entreprendre un bon système de management du temps, autrement dit, quels sont les outils à mettre en œuvre pour mieux gérer son temps ?
Comme je l’ai dèja signalé, il faut mener une bonne politique de délégation, stimuler l’esprit de décision chez ses collaborateurs. Il est aussi évident qu’à l’ère des technologies de communication, il est nécessaire pour tout manager d’en profiter.
Aujourd’hui, il est clair que bien des décisions peuvent être prises à distance et en temps réel. Cela facilite la tâche au manager comme aux collaborateurs et permet une meilleure fluidité de gestion et donc un gain de temps énorme.

Vous arrive-t-il de remettre au lendemain une tâche que vous vous étiez promis de faire le jour même ?
Cela arrive, et c’est tout à fait normal puisque les priorités changent au fur et à mesure qu’avance la journée. D’autant plus que, dans un métier comme le mien, la « production » n’est pas à 100% planifiable comme dans bien d’autres secteurs. Dans notre métier, les priorités changent plusieurs fois pendant la journée. Et l’on est donc amené à reporter des choses, mais juste parce qu’il y a plus urgent à faire.

Avez-vous des astuces pour gérer au mieux votre temps au travail ?

Je délègue tout ce qui peut l’être et je profite amplement des possibilités offertes par les nouvelles technologies.

Selon vous, quelles sont les tâches les plus urgentes ? Et quelles sont vos priorités ?
Les tâches les plus urgentes sont généralement celles qui permettent une meilleure fluidité de la production. Et mes priorités sont celles qui permettent aux équipes d’avancer. Car, une mauvaise gestion des priorités peut créer un encombrement chez le manager et provoquer un retard du travail de l’ensemble de la chaîne.

Témoignages

N. B, directrice d'une agence bancaire

« L'intégration de nouveaux outils, notamment l'agenda électronique et l’optimisation des structures a permis de passer d'une activité le plus souvent subie à une activité plus largement programmée. En synergie et en complément des outils, les tâches au quotidien peuvent s'articuler autour d'un café au moment du briefing, qui est un temps fort de 15 minutes maximum, le démarrage de la journée, la prise de connaissance de l’information, les RDV clients (une demi-heure par client), la mi-journée coaching de l'équipe, l’auto-analyse et l’assistance technique puis le débriefing de la journée. La gestion du temps doit donc réunir la performance individuelle, l'esprit d'équipe et l'orientation du pilotage de l'activité au quotidien. En ce sens, les résultats ne peuvent être que probants ».

Fatem-Zohra Borkadi, notaire
« Une bonne gestion du temps, c’est surtout une bonne organisation au sein du travail qui se concrétise par le partage des tâches, et ce, par le biais de délégation de pouvoir, une bonne collaboration et surtout une bonne communication pour éviter la perte du temps. En ce qui me concerne, la ponctualité, la tenue d’un agenda et la préparation d’avance du contrat avant le RDV avec le client sont les maîtres mots. De même, je pense que la répartition du travail à faire est essentielle pour garder le focus. Il n'est pas simple d'organiser sa journée de travail pour être le plus efficace possible, mais il faut définir des priorités parmi les tâches à effectuer. En s'y prenant de cette manière, on ne se laisse pas submerger. L’organisation est un sujet très intéressant à partager, car toute bonne idée est bonne à prendre ».

Najat Mouhssine.

Lematin.ma

Publié le 20 mai 2012.

Mis en ligne le 22 mai 2012.