Quelques conseils avisés pour une réunion rapide et efficace

Réussir une réunion constructive ne s'improvise pas !

Une organisation et préparation rigoureuse, une définition de sujets clairs et précis, une conduite des débats cadrée et structurée, une capacité à savoir impliquer chaque participant sont autant de gages de succès. Voici quelques conseils qui vous permettront de transformer vos réunions en outil efficace et productif. Se demander si la réunion est indispensable. Certaines réunions sont inutiles parce qu'elles ne sont pas organisées pour les bonnes raisons. Avant d'organiser une réunion, demandez-vous si cette réunion présente, à ce moment-là, une valeur ajoutée pour le projet sur lequel vous travaillez.

En effet, si l'objectif est uniquement de transmettre des informations à votre équipe, le mail sera surement plus efficace. Se poser la question de la pertinence du choix des participants Avant de convier les participants, posez-vous la question de l'utilité de la présence de chacune des personnes à votre réunion. De même, si quelqu'un vous convie à une réunion et que vous ne savez pas si vous pouvez apporter un plus, demandez lui si votre présence est vraiment nécessaire. Être clair sur les horaires de début et de fin de réunion. Exiger de vos collaborateurs de débuter la réunion à l'heure vous permettra de ne pas perdre de temps. Il est recommandé également de chronométrer chacun des sujets qui devront être traités et le temps de parole de chacun afin d'éviter les dérapages et les hors sujets.

S'imposer également, de finir à l'heure permettra de ne pas désorganiser les emplois du temps de chacun. Préparer la réunion en amont Pour éviter de s'éloigner du sujet de la réunion, envoyez un ordre du jour suffisamment précis pour que chacun sache ce qu'on attend de lui et puisse préparer les documents et éléments nécessaires. Veiller à une structure claire Les réunions doivent être structurées. Les objectifs et les résultats attendus de la réunion doivent être clairs dès le départ pour tous les participants, afin que chacun s'en tienne au sujet défini en amont. La personne qui dirige la réunion doit donc bien garder son objectif en vue et essayer de ne pas trop s'en éloigner.

Faire une présentation Powerpoint Si vous devez aborder plusieurs sujets et que les participants ont besoin d'informations pour pouvoir bien suivre, n'hésitez pas à projeter une présentation Powerpoint simple, reprenant les points essentiels. Ne pas traîner en longueur Tenez-vous en au temps prévu et ne laissez pas la réunion se prolonger inutilement. Si vous parvenez à une conclusion dès les 5 premières minutes, clôturez tout simplement la réunion. Si la réunion dure assez longtemps, intégrez des pauses à intervalles réguliers, les participants reviendront ainsi plus concentrés. Prévoir du temps pour les questions Prévoyez, à la fin de la réunion, un temps pour les questions.

Les décisions prises doivent être claires pour tout le monde. Faire un rapide tour de table peut permettre de s'assurer que chacun a exprimé ses idées et ses attentes. Faire un compte-rendu Veillez à ce que quelqu'un rédige un compte-rendu de la réunion. Il est important afin d'éviter toute confusion que chaque participant recoive après la réunion un rapport écrit sur ce qui a été abordé et décidé. Diffuser très rapidement ce compte rendu après la réunion Ne perdez pas de temps pour envoyer le compte-rendu de la réunion. Idéalement, faites le tout de suite après la réunion avec, éventuellement, un plan d'action pour chaque participant.

Pensez à faire un suivi du plan d'action au fur et à mesure. L'ensemble de ces conseils devrait vous permettre d'impliquer et de convaincre davantage certains de vos collaborateurs réticents du bien-fondé de réunions constructives et efficaces.

Philippe Montant
Directeur Général ReKrute