Recruter un assistant : comment ne pas se tromper ?
7 Juin 2013
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Par sa nature même, le poste d’assistant se révèle être un défi pour les recruteurs. Car il est à la fois si central et si complexe que les bons candidats sont parfois difficiles à dénicher. Conseils pour un recrutement réussi.
- Ce n’est pas un hasard si les assistants sont parfois qualifiés de « bras droits » de leur supérieur. Ils doivent pouvoir seconder ce dernier dans tous les domaines, comme le rappelle Emilie Maini, consultante en recrutement pour le cabinet Attitudes : « Le poste d’assistant, en particulier celui d’assistant de direction, est très compliqué parce que c’est un poste transverse qui nécessite une grande faculté d’adaptation et d’organisation. » L’idéal, précise-t-elle, est que l’assistant ne se contente pas de suivre les orientations de son supérieur, mais qu’il « parvienne à les devancer, qu’il soit une vraie force de proposition et un élément rassurant au quotidien dans la maîtrise des dossiers. »
- Quant à Mathilde Claus, directrice adjointe de la division assistanat et secrétariat chez Hays recrutement, elle insiste sur le côté organisationnel de la fonction : « Un assistant doit être rigoureux, organisé, et posséder le sens des priorités. » Toutes deux reviennent sur un aspect fondamental du métier d’assistant : la confiance. Elles expliquent qu’un assistant doit savoir faire preuve de discrétion, d’honnêteté et de diplomatie.
Quelles questions poser en entretien ?
- Dès lors se pose la question : comment réussir à déceler ces qualités chez un candidat ? Car, comme l’explique Mathilde Claus, il est facile de vérifier les compétences techniques d’un candidat, telles que la maîtrise d’une langue ou d’un logiciel, en le soumettant à des tests formels, par exemple. En revanche, les qualités d’ordre personnel, liées au tempérament du candidat, sont plus délicates à discerner. Elle conseille donc, en entretien, d’avoir recours à des questions très ouvertes telles que : « Selon vous, quelles qualités doit posséder un bon assistant ? ». « Cela permet de savoir si le candidat se fait une idée juste du poste qu’il brigue, dit-elle, et l’incite à se livrer plus. »
Gare au candidat surdimensionné
- Sur cette question, Emilie Maini parle de trouver l’adéquation entre les aspirations et compétences du candidat et le profil que recherche l’entreprise. Pour aboutir à cette adéquation, elle encourage les recruteurs à informer les candidats du mieux qu’ils peuvent : « Il faut les inciter à poser des questions et leur répondre en toute transparence, ils doivent savoir quelles seront leurs attributions et ce qu’on attend d’eux, de manière à faire un choix éclairé. »
- Mathilde Claus insiste elle aussi sur la nécessité de faire coïncider le profil du poste et celui du candidat. Car « s’il est fâcheux de recruter un assistant inapte, il faut aussi prendre garde, afin d’assurer la pérennité du recrutement, à ne pas engager des candidats surdimensionnés, qui risqueraient de s’ennuyer dans leur poste. »
Enfin, Emilie Maini rappelle que l’entretien est une étape cruciale, car lui seul permet aux deux parties de se jauger réellement, y compris en termes de tempérament : « Ce premier contact permet de se prémunir un peu contre le risque d’incompatibilité d’humeur ».
Homère Jouard
Vocatis.fr
Mis en ligne le 7 juin 2013.
- Ce n’est pas un hasard si les assistants sont parfois qualifiés de « bras droits » de leur supérieur. Ils doivent pouvoir seconder ce dernier dans tous les domaines, comme le rappelle Emilie Maini, consultante en recrutement pour le cabinet Attitudes : « Le poste d’assistant, en particulier celui d’assistant de direction, est très compliqué parce que c’est un poste transverse qui nécessite une grande faculté d’adaptation et d’organisation. » L’idéal, précise-t-elle, est que l’assistant ne se contente pas de suivre les orientations de son supérieur, mais qu’il « parvienne à les devancer, qu’il soit une vraie force de proposition et un élément rassurant au quotidien dans la maîtrise des dossiers. »
- Quant à Mathilde Claus, directrice adjointe de la division assistanat et secrétariat chez Hays recrutement, elle insiste sur le côté organisationnel de la fonction : « Un assistant doit être rigoureux, organisé, et posséder le sens des priorités. » Toutes deux reviennent sur un aspect fondamental du métier d’assistant : la confiance. Elles expliquent qu’un assistant doit savoir faire preuve de discrétion, d’honnêteté et de diplomatie.
Quelles questions poser en entretien ?
- Dès lors se pose la question : comment réussir à déceler ces qualités chez un candidat ? Car, comme l’explique Mathilde Claus, il est facile de vérifier les compétences techniques d’un candidat, telles que la maîtrise d’une langue ou d’un logiciel, en le soumettant à des tests formels, par exemple. En revanche, les qualités d’ordre personnel, liées au tempérament du candidat, sont plus délicates à discerner. Elle conseille donc, en entretien, d’avoir recours à des questions très ouvertes telles que : « Selon vous, quelles qualités doit posséder un bon assistant ? ». « Cela permet de savoir si le candidat se fait une idée juste du poste qu’il brigue, dit-elle, et l’incite à se livrer plus. »
Gare au candidat surdimensionné
- Sur cette question, Emilie Maini parle de trouver l’adéquation entre les aspirations et compétences du candidat et le profil que recherche l’entreprise. Pour aboutir à cette adéquation, elle encourage les recruteurs à informer les candidats du mieux qu’ils peuvent : « Il faut les inciter à poser des questions et leur répondre en toute transparence, ils doivent savoir quelles seront leurs attributions et ce qu’on attend d’eux, de manière à faire un choix éclairé. »
- Mathilde Claus insiste elle aussi sur la nécessité de faire coïncider le profil du poste et celui du candidat. Car « s’il est fâcheux de recruter un assistant inapte, il faut aussi prendre garde, afin d’assurer la pérennité du recrutement, à ne pas engager des candidats surdimensionnés, qui risqueraient de s’ennuyer dans leur poste. »
Enfin, Emilie Maini rappelle que l’entretien est une étape cruciale, car lui seul permet aux deux parties de se jauger réellement, y compris en termes de tempérament : « Ce premier contact permet de se prémunir un peu contre le risque d’incompatibilité d’humeur ».
Homère Jouard
Vocatis.fr
Mis en ligne le 7 juin 2013.