Bien gérer son agenda

"Le temps est le capital le plus rare, et si on ne sait pas le gérer, alors on ne sait gérer rien d'autre" (Peter Drucker). Si cette citation vous rappelle certaines de vos journées de travail, vous avez tout à gagner à faire de votre agenda votre co-pilote au quotidien !

Quel agenda choisir ?
Du modèle le plus basique à celui recouvert du plus beau cuir : le choix est large et les prix également. Si l'agenda peut être un outil esthétique, il se doit avant tout d'être pratique et facilement consultable. "La forme la plus efficace est en général celle qui permet de voir toute la semaine d'un seul coup d'œil, explique Bruno Savoyat, consultant. Son grand avantage est de se faire une représentation de son emploi du temps sur une période maîtrisable. Ceux qui adoptent l'agenda offrant une page par jour passent en général beaucoup trop de temps à en tourner les pages".

Papier ou électronique ?
Vous avez décidé d'abandonner le traditionnel agenda papier pour vous convertir à l'agenda électronique ou PDA (personal digital assistant) ? Mieux vaut en maîtriser tous les arcanes - et aussi l'utilisation du stylet - au risque de perdre vos données. Rien ne vous empêche dans les premiers temps, de conserver votre agenda papier en secours.

Plusieurs vies, un seul agenda
Chaque jour, vous devez mener de front vie professionnelle et vie personnelle. Quelle que soit la nature de vos activités, reportez-les sur le même agenda. En utiliser plusieurs est un facteur de désorganisation et peut s'avérer contre-productif.

Toujours à portée de main
Votre agenda doit devenir votre compagnon quotidien. Ne faites pas confiance à votre mémoire. Notez immédiatement tout changement dans votre emploi du temps, les noms, fonctions et les coordonnées précises des interlocuteurs rencontrés.

Evitez l’overbooking
Rendez-vous, réunions, voyages, préparation de projets… Veillez à ne pas surcharger votre emploi du temps. Pour pouvoir respecter chacun de vos engagements professionnels, mieux vaut conserver dans votre agenda des plages horaires libres. Elles vous permettront de faire preuve de réactivité en cas de contretemps : une réunion plus longue que prévue, un problème technique de dernière minute, un fournisseur en retard… "Attention : lorsque votre agenda est plein à 75 %, il affiche complet", prévient Bruno Savoyat.

Mis en ligne 6 mai 2008

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