Fonction 1: Assistanat de Direction /...
Fonction 2: -
Niveau d'expérience requis : De 5 à 10 ans
Niveau d’études: Bac +4
Secteur d'activité : Informatique
Région : Casablanca et région
Publication : du 15/11/2019 au 21/12/2019
Type de formation: Non renseigné
Type de contrat : CDI
Pays : Maroc
Postes proposés : 1
Poste avec Management : Non

Executive Assistant - Casablanca

Entreprise :

Multinationale dans le secteur informatique recrute un/une Executive Assistant à Casablanca.

Poste :

Rattaché(e) à la direction générale, vous êtes chargé(e) d'assurer le secretariat et l'assistanat de la Direction Générale.  Vous gérez des missions variées et importantes sous le contrôle des membres de la direction générale.

Vous assurez le support à la BU commerciale (vente, avant-vente, programmes) pour la préparation des offres, évènements et courriers officiels.

Vos principales responsabilités sont :

Assistanat de Direction :

  • Appui ponctuel de l’agenda et gestion des déplacements de la Direction Générale.
  • Accueil, accompagnement, et orientation des partenaires vers les interlocuteurs appropriés,
  • Gestion du courrier et des appels téléphoniques de la direction,
  • Constitution et préparation des dossiers demandés par la direction générale
  • Gestion des demandes de réservation des salles pour les invités et partenaires,
  • Organisation de la logistique et l’assistanat de la direction, des réceptions de personnalités, des évènements site et/ou direction générale
  • Classement  et archivage (papier et numérique) les documents et informations de la direction générale,
  • Préparation des différentes réunions et réalisation des comptes rendus,
  • Traitement  des demandes d’autorisation d’accès au site pour les visiteurs.

Support à l'équipe commerciale :

  • Préparation des dossiers administratifes pour les réponses aux appels d’offres.
  • Consolidation desdossiers de réponses des appels d’offres et veille acheminement.
  • Veille sur l’archivage (papier et électronique) des documents contractuels et courriers.
  • Organisation des évènements commerciaux (salons, stand d’exposition, journées d’information chez le client…) et assistance pour gérer l’accueil des visiteurs en cas de besoin.
  • Organisation et veille au bon déroulement des déplacements des délégations officielles des clients
  • Organisation et veille au bon déroulement des visites clients externes que ce soit dans le cadre commercial ou dans le cadre du déroulement projet.
  • Organisation de l’acheminement et l’installation du matériel de démonstration en collaboration avec l’équipe.
  • Mise à jour de la documentation commerciale sous format papier et électronique (brochures, roll-ups, présentations, white papers…).
  • Assurance du relais local pour la communication commerciale de la BU Commerciale (point de contact pour la communication et marketing PSI).
  • Support aux chefs de programmes PSI dans la préparation, l’envoi, le suivi et l’archivage des courriers officiels, documents d’expédition, PV de réception et factures en lien avec leurs programmes.
  • Organisation et gestion de la logistique des déplacements de l’équipe commerciale.

Contributions aux objectifs :

  • Assurer le secrétariat et l’assistanat
  • Veille sur la rapidité et la qualité des échanges d’information avec l’extérieur
  • ses compétences et son savoir-faire au service de son département pour optimiser la gestion des activités

Profil recherché :

De formation Bac+4 et plus, avec une spécialisation en gestion. Vous avez une expérience de 5 à 10 ans dans un poste similaire.

Vous avez un bon niveau de français, de l'anglais, et de l'arabe.

Compétences :

  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative, d’assistanat et de gestion des appels d’offres
  • Bonnes capacités rédactionnelles
  • Très bonne maîtrise des techniques bureautiques

Savoir-faire opérationnel :

  • Excellente expression orale et rédactionnelle
  • Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint…)
  • Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique, réseaux sociaux…)
  • Analyse et gestion des demandes d’information.
  • Capacité d’organisation, polyvalence
  • Aptitude à travailler en équipe

Savoir faire :

  • Discrétion, sens de la confidentialité
  • Sens relationnel, bonne présentation,
  • Forte capacité d’organisation, rigueur
  • Bonne capacité de résistance au stress