Fonction 1: Assistanat de Direction /...
Fonction 2: -
Expérience requise : De 5 à 10 ans
Niveau d’études: Bac +3
Secteur d'activité : Enseignement / Formation
Région : Autres régions
Publication : du 24/09/2020 au 24/11/2020
Type de formation: Non renseigné
Type de contrat : CDI
Pays : Maroc
Postes proposés : 1
Poste avec Management : Non

Assistante de Scolarité MSDA - AL KHWARIZMI - Benguerir

Entreprise :

Mohammed VI Polytechnic University is an institution dedicated to research and innovation in Africa and aims to position itself among world-renowned universities in its fields

The University is engaged in economic and human development and puts research and innovation at the forefront of African development. A mechanism that enables it to consolidate Morocco’s frontline position in these fields, in a unique partnership-based approach and boosting skills training relevant for the future of Africa.

Located in the municipality of Benguerir, in the very heart of the Green City, Mohammed VI Polytechnic University aspires to leave its mark nationally, continentally, and globally.

Adresse :

Lot 660, Hay Moulay Rachid, Ben Guerir 43150

Poste :

DESCRIPTION DU POSTE :

 

Rattaché au programme Enseignement et Recherche MSDA de l’UM6P et à son équipe secrétariat, vous intervenez principalement dans la branche enseignement de MSDA : le département AL Khwarizmi.

 

Responsabilités

Vous serez amené à :

  1. Gérer l’agenda du directeur Adjoint MSDA chargé de l’institut AL Khwarizmi,
  2. Gérer la logistique de la formation initiale, la formation continue et la formation doctorale,
  3. Coordonner avec les différents départements UM6P afin d’assurer les informations ou synthèses demandées selon les deadlines,
  4. Assurer les tâches administratives du département AL Khwarizmi : classement des dossiers, mise à jour des données au niveau système…

 

Missions & Tâches

  1. LA FORMATION INITIALE

Assurer le déroulement du processus de la formation :

Gestion des dossiers d’accréditation, Gestion du concours, Gestion des inscriptions, Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiants, Elaboration des plannings annuel et  semestriel, Réservation des salles, Organisation des examens et des délibérations, Gérer les fiches d’absences et les cahiers de textes, Enquêtes d’évaluation des cours…

 

  1. LA FORMATION CONTINUE

Participer à la réussite des missions des actions de formations entreprises :

Coordonner avec les responsables de la formation continue pour assurer l’organisation de chaque action de formation et ses étapes de la commande à la facturation

Assurer le suivi (fiche de présence, fiche d’évaluation…).

 

  1. LOGISTIQUE & TRANSPORT

En lien avec l’équipe secrétariat MSDA :

Assurer les missions des intervenants étrangers (réservation de billets et d’hôtel),

Assurer la disponibilité du stock du materiel didactique pour l’enseignement,

Préparer les supports de cours, TD et TP.

 

  1. INTERACTIONS AVEC AUTRES DEPARTEMENTS

RH :

Gérer les demandes de recrutement,

Gérer le pointage mensuel des professeurs et des doctorants,

Health Center :

Assurer les suivis des dossiers mutuelles des étudiants,

Organiser les visites médicales pour étudiants,

Scolarité :

Gérer les dossiers d’accréditation,

Préparation des listes des inscrits et leurs pièces pour le ministère,

Gérer les différents documents et attestations.

Services moyennes généraux :

Gérer les réservations des chambres pour les étudiants.

 

  1. ADMINISTRATION

Préparer les attestations scolaires et de bourses pour les étudiants,

Assurer les comptes rendus des réunions,

Suivi des recouvrements,

Assurer un classement et archivage de tous les dossiers administratifs du département.

 

Pour garantir un service de qualité et un alignement des processus, il faut pour toutes les tâches :

Identifier, formaliser, implémenter et automatiser les procédures relatives à chaque processus.

 

 

Profil Demandé

- Niveau licence min ou équivalent (Bac+3),

- Expérience de 5ans min dans la gestion de la scolarité ou un poste similaire,

- Très bonne connaissance de la scolarité des établissements d’enseignement supérieur.

 

Compétences principales

Hard skills

Très bonne maîtrise de l’outil bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook),

Aisance à l’utilisation de nouveau systèmes d’information (logiciels, application,)

Soft Skills

- Avoir le sens de l’organisation ;

- Savoir travailler en équipe ;

- Avoir l’esprit de synthèse.

- Autonomie, initiative et réactivité.

- Polyvalence,

- Sens de l’écoute et du service.

Profil recherché :

  • Niveau licence min ou équivalent (Bac+3),
  • Expérience de 5ans min dans la gestion de la scolarité ou un poste similaire,
  • Très bonne connaissance de la scolarité des établissements d’enseignement supérieur.