Assistante Administrative - Marrakech

Entreprise :

Fondée en 1988, l'École Le Sud est un établissement d'enseignement privé de référence à Marrakech, accueillant les élèves de la Maternelle au Lycée.

Depuis plus de 35 ans, notre mission est de former des élèves épanouis, autonomes et ouverts sur le monde, en plaçant l'excellence académique, les valeurs humaines et l'innovation pédagogique au cœur de notre projet éducatif.

Aujourd'hui, Le Sud est fière d'être une Cambridge International School, offrant à ses élèves un parcours reconnu à l'international et les préparant aux défis des études supérieures et du monde professionnel. Notre enseignement trilingue (arabe, français et anglais), notre approche pédagogique exigeante et notre engagement envers le développement personnel de chaque élève font de notre établissement un acteur majeur de l'éducation au Maroc.

Rejoindre l'École Le Sud, c'est intégrer une équipe passionnée, dynamique et engagée, où la collaboration, le professionnalisme, la bienveillance et l'amélioration continue sont au service de la réussite de chaque élève.

Poste :

Véritable pilier de l'organisation, vous interviendrez sur un large périmètre de missions réparti comme suit :

Accueil & Relation avec les familles

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des parents d'élèves, visiteurs et partenaires de l'établissement
• Informer, orienter et accompagner les familles dans leurs différentes démarches administratives
• Répondre aux demandes de renseignements avec professionnalisme et courtoisie
• Garantir une qualité d'accueil conforme à l'image de l'École Le Sud

Gestion administrative des élèves

• Assurer le suivi administratif des inscriptions et des réinscriptions
• Constituer, contrôler et mettre à jour les dossiers administratifs des élèves
• Préparer les attestations de scolarité, certificats, dossiers de transfert et autres documents officiels
• Veiller à la bonne tenue des archives administratives

Secrétariat scolaire

• Participer à la gestion quotidienne du secrétariat
• Assurer la saisie et le suivi des notes, des bulletins scolaires et des relevés de résultats
• Gérer les absences, retards et justificatifs des élèves
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs

Facturation & Suivi administratif

• Participer à la gestion administrative des frais de scolarité
• Assurer le suivi des paiements en collaboration avec le service comptable
• Effectuer les relances administratives concernant les règlements en attente
• Préparer les états de suivi nécessaires à la Direction

Communication

• Assurer la diffusion des communications officielles de l'établissement auprès des parents et des enseignants
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes d'information et différents documents administratifs.
• Gérer les échanges par téléphone, e-mail et via les plateformes de communication de l'école
• Garantir une communication fluide entre les familles, les enseignants et la Direction

Organisation administrative

• Participer à l'organisation des événements de l'établissement : réunions, cérémonies, conférences, journées portes ouvertes, remises de diplômes, etc...
• Assurer la préparation logistique et administrative de ces événements
• Gérer les agendas et la planification de certains rendez-vous selon les besoins de la Direction

Support administratif à la Direction

• Assister la Direction dans ses tâches administratives quotidiennes
• Préparer divers tableaux de suivi et documents de gestion
• Participer à l'amélioration continue des procédures administratives
• Être force de proposition afin d'optimiser l'organisation du secrétariat

Profil recherché :

Profil recherché

• Titulaire d'un Bac+5 minimum en Gestion des Entreprises, Gestion Administrative, Secrétariat ou équivalent
• Au moins 3 années d'expérience dans une fonction similaire, idéalement au sein d'un établissement scolaire ou d'un organisme de formation
• Excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit.
• Bonne maîtrise de l'anglais
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office : Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Excellentes capacités rédactionnelles
• Sens de l'accueil et de la relation client
• Excellente présentation
• Grande rigueur et sens de l'organisation.
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Esprit d'équipe, autonomie et sens des responsabilités
• Réactivité et excellente gestion des priorités
• Une expérience dans un établissement scolaire privé constituera un véritable atout

Adresse de notre siège :

Traits de personnalité souhaités :

Respect des règles Extraversion Flexibilité Besoin de réflexion Organisation