Business Partner Support - Benguerir

1. RAISON D’ETRE OU MISSION GENERALE DU POSTE

Dans le cadre de dispositif de formation des programmes BTS, assurer le pilotage des processus de gestion relatifs aux fonctions support et logistique (gestion comptable, gestion RH, des achats courants, du Facility Management, de la logistique des programmes de formation, du suivi de la maintenance), permettant la préservation des moyens et la bonne gestion administrative et logistique du dispositif de formation.

1. MISSIONS ET RESPONSABILITES

• Achats courants et gestion du magasin

Finalité : Réaliser les achats logistiques courants selon les procédures définies.

A cet effet, il doit :

• Participer au processus achats des moyens matériels nécessaires pour la réalisation des plans de charge en matière de formation,
• Lancer et superviser le processus d’approvisionnement en matériel consommable pédagogique et technique,
• Suivre et coordonner les contrats des sous-traitants/fournisseurs, ...),
• Superviser les inventaires physiques systématique de magasin.

• Maintenance

Finalité : Garantir la pérennité et le fonctionnement des infrastructures et des équipements.

A cet effet, il doit :

• Elaborer et piloter le programme de maintenance annuel préventif,
• Suivre et coordonner les contrats de sous-traitants/fournisseurs (renouvellements, nouveaux contrats, échéances, ...) avec les Achats
• Contrôler la réalisation de l'intervention et réceptionner les travaux,
• Piloter les projets d’amélioration des locaux et des infrastructures,
• Assurer la gestion des immobilisations (inventaire, réparation, réforme).

• Logistique des programmes de formation

Finalité : Assurer la logistique permettant la réalisation des programmes de formation.

Dans le cadre des prestations planifiées, il doit :

• S’assurer de la disponibilité et préparation des salles et ateliers ou laboratoires, en collaboration avec le responsable. Planification,
• Coordonner la logistique de transport en concertation avec les responsables de filières de formation
• Gérer les besoins liés à la restauration des apprenants,

• Facility Management

Finalité : Assurer le suivi des prestations de services support (restauration, gardiennage, transport, maintenance de l’infrastructure et équipements, ...) afin de garantir la qualité des services rendus aux parties prenantes.

A cet effet, il doit :

• Définir les besoins et élaborer les cahiers des charges fonctionnels des prestations,
• Garantir la mise en place des prestations selon les engagements précisés dans les contrats d’externalisation (conventions) avec le site,

• Participer à la réception de ces prestations de services.

• Gestion comptable et administrative

Finalité : Assurer la situation comptable mensuelle du programme dans le cadre des procédures définies.

A cet effet, il doit :

• Gestion des budgets de fonctionnement d’investissement
• Effectuer les enregistrements comptables des charges et collecter les pièces y afférentes,

Consolider la situation comptable,

1. INDICATEURS DE PERFORMANCE

• Respect des procédures de gestion comptable, achats.
• Taux de satisfaction sur la logistique des formations organisées.
• Préservation des moyens matériels.
• Disponibilité du parc matériel.
• Délais de mise à disposition des données comptables.
• Réactivité face aux sollicitations imprévues

4- PROFIL REQUIS

• Compétences métiers / techniques 

• Formation supérieure Bac + 5 scientifique ou technique.
• Expérience de 5 ans au minimum.
• Maîtrise opérationnelle des techniques d’approvisionnement et achats.
• Connaissance des procédures budgétaires et système d’information.
• Connaissance des procédures de gestion de matériel.

• Compétences managériales

• Capacité d’écoute et d’analyse.
• Esprit de coordination.
• Capacité à coopérer avec des équipes multidisciplinaires.
• Capacité de communication.

• Compétences comportementales 

• Honnêteté
• Rigueur.
• Esprit d’anticipation.
• Réactivité et exemplarité.
• Engagement visible.
• Disponibilité.