Assistante administrative - Meknès

Entreprise :

Groupe industriel et commercial d'envergure nationale, reconnu pour son expertise dans divers secteurs stratégiques, recherche à renforcer ses équipes dans le cadre de son développement continu. Fort d'une présence établie sur le marché marocain, le groupe se distingue par son engagement envers l'excellence, l'innovation et la durabilité.

Nous offrons un environnement stimulant, propice à l'évolution professionnelle, au sein d'une structure valorisant la performance et la collaboration.

Poste :

1. Support bureautique & Reporting
Mise en forme : Créer et structurer les tableaux de suivi et les outils d'analyse sur Excel.
Consolidation : Rassembler et synthétiser les indicateurs clés (KPIs) transmis par les différents services.
Supports visuels : Concevoir les graphiques et les présentations PowerPoint pour le Responsable Performance.
Préparation des réunions : Mettre en place les dossiers et supports nécessaires aux réunions de pilotage.
Cycle documentaire : Assurer la mise à jour régulière et l’archivage systématique des reportings.
2. Gestion administrative du service
Gestion documentaire : Classer, archiver et structurer les documents physiques et numériques du service.
Espaces partagés : Administrer et maintenir à jour les outils collaboratifs (Teams, SharePoint, serveurs communs).
Communication : Assurer la diffusion fluide des informations et des directives au sein du service.
3. Suivi administratif des plans d’actions
Pilotage des fichiers : Enregistrer les nouvelles actions, attribuer les échéances et mettre à jour le fichier maître.
Coordination & Relances : Effectuer les relances auprès des responsables d'actions pour garantir le respect des délais.
Suivi de conformité : Centraliser les retours et valider la réception des justificatifs transmis par les équipes.
Alertes : Identifier les dérives et signaler immédiatement les actions en retard au Responsable Performance.
Historisation : Garantir la traçabilité et l'historique complet des actions clôturées.
4. Collecte et centralisation des données
Campagnes de collecte : Initier et suivre les demandes d’informations auprès des services contributeurs.
Gestion des flux : Centraliser les flux de données entrants et relancer rigoureusement les interlocuteurs en cas de pièces manquantes.
Reporting d'avancement : Dresser un état des lieux clair (données reçues vs manquantes) pour arbitrage du Responsable Performance.

Profil recherché :

• Diplôme : Bac+2 / Bac+3 en Gestion des entreprises, Administration, Finance, Comptabilité ou domaine similaire.
• Expérience : Première expérience réussie sur un poste d'assistanat administratif, support de gestion ou idéalement en milieu industriel.
• Compétences Techniques (Hard Skills)
• Outils Bureautiques : Maîtrise avancée du Pack Office (Excel : formules de base, tableaux croisés dynamiques ; PowerPoint : présentations claires).
• Outils Collaboratifs : Aisance avec les outils de partage et de communication à distance (Teams, SharePoint, Outlook).
• Gestion de données : Capacité éprouvée à collecter, consolider et synthétiser des volumes d'informations variés.
• Qualités Professionnelles (Soft Skills)
• Rigueur et organisation : Précision dans le traitement des chiffres et méthode dans le classement.
• Autonomie et réactivité : Capacité à gérer les priorités et à relancer avec diplomatie mais fermeté.
• Esprit de synthèse : Savoir extraire l'information essentielle pour faciliter la prise de décision.
• Aisance relationnelle : Posture professionnelle adaptée pour interagir avec des services transverses.
• Confidentialité : Discrétion absolue face aux données de performance de l'entreprise.

Traits de personnalité souhaités :

Respect des règles Besoin d'objectivité Rationalisme Ténacité Organisation