Assistante de direction - Benguerir
Secteur de l’entreprise : Enseignement / Formation
ENTREPRISE :
Mohammed VI Polytechnic University is an institution dedicated to research and innovation in Africa and aims to position itself among world-renowned universities in its fields The University is engaged in economic and human development and puts research and innovation at the forefront of African development. A mechanism that enables it to consolidate Morocco’s frontline position in these fields, in a unique partnership-based approach and boosting skills training relevant for the future of Africa. Located in the municipality of Benguerir, in the very heart of the Green City, Mohammed VI Polytechnic University aspires to leave its mark nationally, continentally, and globally.
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Culture de l'entreprise :
UM6P – Université Mohammed VI Polytechnique se caractérise par une culture fortement orientée innovation, où la créativité, l’expérimentation et l’audace intellectuelle constituent des piliers essentiels. L’université encourage l’initiative, l’ouverture d’esprit et l’autonomie, dans un environnement stimulant tourné vers la recherche, l’entrepreneuriat et l’impact. Cette dynamique innovante est enrichie par une dimension coopérative solide, valorisant la collaboration, le partage des savoirs et le développement humain. Une orientation vers la performance et l’excellence complète l’ensemble, tandis que les processus formels restent volontairement plus légers pour préserver l’agilité.
Poste :
Dans le cadre de dispositif de formation des programmes BTS, assister le mangement de la Direction afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de partenariat, communication, préparation de réunions, accueil, ...) et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure.
MISSIONS ET RESPONSABILITE
Gestion administrative
Finalité : Assurer la gestion administrative de la direction dans le cadre des procédures définies.
A cet effet, il doit :
- Accueillir les visiteurs
- Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
- Réaliser la gestion administrative des contrats
- Organiser des déplacements professionnels
- Préparer et organiser des réunions
- Saisir des documents numériques
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Consolide les tableaux de bord de management de la direction
Activités support
- Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
- Construire un dossier professionnel
- Concevoir un tableau de bord
- Réaliser un suivi d'activité
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Archiver des documents de référence
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Organiser des actions de communication
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Coordonner l'activité d'une équipe
INDICATEURS DE PERFORMANCE
- Respect des procédures de gestion administrative.
- Qualité de système de reporting
- Qualité organisation poste de travail (classement et archivage, tableau de bord
- Délais de traitement des informations
- Réactivité face aux sollicitations imprévues
Profil recherché :
PROFIL REQUIS
Compétences métiers / techniques
- Formation supérieure Bac + 4 : Management/Gestion et ou économie.
- Expérience de 2 ans au minimum.
- Veille informationnelle et réglementaire
- Organisation d'évènements
- Droit du travail
- Législation sociale
- Gestion administrative du personnel
- Connaissance des systèmes d’information.
- Maitrise des outils bureautiques
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