Intitulé du poste

Coordination and Reporting Executive

Rattachement hiérarchique

Open Programs & Portfolio Manager

Mission du poste

Assurer la coordination logistique des programmes de formation continue, en garantissant une organisation efficace et en optimisant les ressources. Soutenir les Portfolio Exécutives dans la gestion des aspects opérationnels et logistiques des programmes.

Assurer la gestion et le suivi budgétaire des opérations logistiques, et participer à la gestion et au suivi des achats du département.

Établir les reporting relatifs aux opérations logistiques, et à la satisfaction des participants quant aux services assurés par l’ExEd.

Principales activités/responsabilités du poste

• Coordonner l'ensemble des réservations d'hébergement, de restauration, de billets d'avion et de déplacements, tout en respectant les budgets alloués, s’alignant sur les besoins spécifiques de chaque programme.
• Coordination logistique des activités de l’ExEd, formations, événements… y compris la réservation des lieux et l'approvisionnement des ressources nécessaires.
• Gérer les aspects opérationnels tels que le suivi des absences, la distribution des supports de formation, et la préparation des salles.
• Assurer le suivi des demandes d'achats et la gestion du stock en coordination avec les départements concernés.
• Planifier les sessions de formation en collaboration avec les Portfolio Exécutives.
• Améliorer la satisfaction des participants pour chaque programme, en fonction des feedbacks recueillis.
• Maintenir le budget logistique, suivre les dépenses et optimiser l'allocation des ressources.
• Gérer l’organisation des événements, visant une satisfaction des participants.
• Assurer la digitalisation des opérations logistiques (planification, suivi des feedbacks de satisfaction…).
• Établir les processus de réservation et de déroulement des formations.
• Créer des tableaux de bord automatisés et des rapports Power BI pour un accès en temps réel aux données, et développer des tableaux de bord de satisfaction.
• Préparer des rapports réguliers avec des indicateurs de performance.

Compétences requises :

• Excellent sens de l'organisation et de gestion du temps.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
• Forte orientation client et sens du service.
• Grande capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellentes connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Outlook).
• Forte Disponibilité y compris en soirée et weekend

Principales interfaces/champ relationnel du poste

• Portfolio Exécutives et équipe ExEd
• Intervenants, Experts, Participants aux programmes
• Entités support internes (hébergement, restauration, transport, etc.)
• Fournisseurs et prestataires de services logistique

Connaissances

• Connaissances approfondies des outils bureautiques
• Connaissance des outils de digitalisation et de gestion des processus (Power BI, tableaux de bord automatisés).
• Connaissances des principes et pratiques de la gestion de la qualité.
• Compétences en gestion budgétaire : suivi et optimisation financière, savoir établir, suivre et contrôler des budgets, analyser les écarts budgétaires.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer des relations professionnelles.

Contraintes et conditions d’exercice

• Présence requise sur le campus avec un travail 100% en présentiel.
• Flexibilité horaire avec des astreintes possibles en soirée ou le week-end.
• Capacité à gérer des situations d'urgence.
• Disponibilité pour participer à des événements et réunions en dehors des heures de travail habituelles.
• Exigence de reporting régulier et détaillé sur l'activité et les résultats des programmes.

Qualifications :

• Bac + 2 ou plus
• Expérience préalable dans un poste similaire, dans un environnement académique.
• Maîtrise parfaite du français, la maîtrise de l’anglais serait un avantage.