Office Manager - Benguerir

About The African Genome Center (AGC)

The African Genome Center (AGC) at Mohamed VI Polytechnic University (UM6P), Benguerir, Morocco is seeking applications for a Postdoctoral Research positions with a research focus in Bioinformatics. The candidates should be highly motivated and have a Ph.D. in bioinformatics or related field, and good knowledge of molecular biology.

The project aims to build a database for more than one thousand plant species in the area of biodiversity, species identification, molecular markers development, and gene annotation that will provide a helpful resource for the research community as well as species identification and genomics-assisted breeding on a high-throughput scale.

About UM6P :

Mohammed VI Polytechnic University (UM6P,https://www.um6p.ma/en) is an international higher education institution, established to provide research and innovation at the service of education and development for Morocco and the African continent. It has a state-of-the-art campus at the heart of the Green City of Benguerir, near Marrakesh. UM6P academics and staff enjoy strong research funding, moderate teaching loads, and excellent facilities. Its research approach is transdisciplinary with an emphasis on international collaboration. Many of our research programs run as start-ups. OCP group (http://www.ocpgroup.ma/en/home), a world leader in fertilizer production, is a major starter client for the University providing capital and research funds. In parallel, a new portfolio of clients is growing with the development of an R&D cluster around the University and a growing number of international partnerships.

Dans le cadre de son développement, le département African Genome Center (AGC) de l’université Mohammed VI polytechnique lance un appel à candidature pour le poste d’office manager.

Rattaché au directeur d’African Genome Center, l’office manager aura comme mission de :

1. Contribuer aux bonnes relations entre les différentes parties prenantes intégrées dans les contrats de partenariats. A cet effet, il doit :

• Participer à l’élaboration des contrats de partenariats.
• Mettre au point une feuille de route et un planning prévisionnel de mise en œuvre des partenariats
• Gérer l’interface avec les différents interlocuteurs partenaires et assurer le suivi des demandes et réclamations du partenaire.
• Mettre en place les outils et les processus afin de mesurer l’impact, la rentabilité des contrats (moyens et résultats) et en rendre compte
• Faire le suivi des contrats, des bons de commandes et des paiements.
• Consolider, harmoniser et analyser les performances opérationnelles tout en s’assurant da la pertinence de l’information communiquée
• Diffuser les reportings dans les délais exigés, suivre les actions d’amélioration

1. Assurer de la tenue de toutes les opérations d’achat. A cet effet, il doit :

• Collecter le besoin et Créer les Demandes d’achats.
• Suivre le process Achats jusqu’à livraison.
• Suivre avec la finance jusqu’au paiement du fournisseur.
• Assurer les opérations de l’achat direct.
• Assurer les opérations administratives.
• Suivi du budget et des imputations budgétaires.

1. Assurer la qualité et la rapidité de traitement des activités de secrétariat. A cet effet, il doit :

• Concevoir et rédiger le courrier, notes et rapports.
• Recevoir les visiteurs et les invités du département.
• Contrôler les documents en relation avec les procédures internes avant transfert aux entités support UM6P concernées (Achats, Finance, Juridique et RH)
• Organiser, gérer les réunions, préparer l’ordre du jour et rédiger les comptes-rendus des différentes réunions.
• Assurer la logistique des évènements spécifiques (événements, visites, réunions…)

Compétences métiers /techniques :

• Formation Bac +4/5 en économie ou gestion.
• Connaissances sur les process de gestion des achats, ventes et élaboration partenariat.
• Maitrise des outils informatiques (l’ERP SAP est un plus)
• Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, PPT, Excel)
• Connaissances sur la gestion et management des projets.
• Bon niveau d’anglais.

Compétences comportementales :

• Sens de l’écoute, patience
• Engagement, Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités
• Disponibilité : Horaires de travail modulables en fonction de la charge de travail
• Réactivité, prise d’initiative.