Program Officer - Continuing Education - Benguerir

Entité : Green Tech Institute (GTI)

Tire du poste : Program Officer – Continuing Education

Descriptif du poste et missions :

Le(a) Program Officer - Formation Continue a pour mission de fournir un soutien administratif et logistique essentiel pour le bon déroulement des programmes de formation continue et des masters exécutifs au sein de GTI.

Les missions principales incluent sans se limiter à :

Gestion et suivi Administrative :

• • Participer à la gestion du processus de sélection et d’admission des candidats à la formation continue.
  • Assurer la gestion administrative des inscriptions, des dossiers des participants et des intervenants.
  • Gérer les demandes de renseignements (chat, email, téléphone) en relation avec l'offre de formation.
  • Accueillir, diriger et informer les visiteurs et les participants à la formation
  • Participer à la mise en place et suivi des plannings.
  • Préparer et mettre à jour les documents liés aux formations (plannings, convocations, supports pédagogiques, fiches de présence, pointage des intervenants, fiches d’évaluation, certificats, diplômes… etc.).
  • Collaborer avec le corps académique et les différents services internes pour assurer une coordination efficace.
  • Créer et mettre à jour la base de données des participants, et intervenants, et assurer le classement et l’archivage des documents liés.
  • Assurer le suivi administratif des évaluations de la formation et des retours des participants.
  • Compiler et analyser les données pour produire des rapports périodiques sur les performances des programmes.
  • Travailler en étroite collaboration avec le PMO de l’entité, concernant la remontée des informations liées au pointage et paiement des intervenants, les prévisions de recrutement des intervenants et les contrats en vue ainsi que le reporting régulier des dépenses liées à la logistique et aux événements de la formation continue.
  • Mise à jour de notre offre de formation (contenu et date) sur le site UM6P, le site de l'Executive Education, ainsi que sur la plateforme canevas.

Communication :

• • Communiquer avec les participants pour les informer des détails logistiques et des mises à jour.
  • Collaborer avec l'équipe de communication pour promouvoir les programmes de formation continue.
  • Réalisation de supports d’information dans le cadre de son domaine de compétences (web, contenu des RS, guides, plaquettes, brochures...)
  • Assurer la circulation de l'information et faciliter la communication entre les intervenants, les formateurs et les participants.

Logistique :

• • Coordonner les activités de formation et les besoins logistiques des participants et des intervenants y compris la planification des sessions la réservation de salles, la logistique des déplacements, l'hébergement, la restauration, les arrangements de voyage …etc.
  • Collaborer avec les partenaires internes et externes pour organiser les réservations nécessaires…(Housing, Catering, Parcauto, réservation d’hôtel et billets d’avion...)
  • Coordonner les aspects matériels et logistiques des événements liés à la formation continue. (Cérémonies d’Opening & Closing, les présentations, les cérémonies de remise de diplômes…etc.)
  • Être Responsable de la gestion de l'événement le jour J, et s'assurer que tout se déroule comme prévu et résoudre les problèmes qui surviennent.

Profil recherché :

Niveau académique et professionnel requis 

• De formation Bac+3/5 dans le domaine des sciences de l’Education, ingénierie de la formation ou informatique, Sciences techniques ou Gestion.
• Expérience min de 2 ans dans un poste similaire est exigée.

Compétences Requises :

1. Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
2. Fortes compétences en communication écrite et verbale.
3. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
4. Sens du service client et orientation vers la qualité. 

Compétences comportementales

• Organisé
• Autonome
• Consciencieux
• Très bon relationnel
• Capable de travailler en équipe
• Flexible
• Réactif
• Rigoureux et fiable
• Discret et sait gérer la confidentialité