Office Manager TLO - Benguerir
Company sector : Education / Training
COMPANY :
Mohammed VI Polytechnic University is an institution dedicated to research and innovation in Africa and aims to position itself among world-renowned universities in its fields The University is engaged in economic and human development and puts research and innovation at the forefront of African development. A mechanism that enables it to consolidate Morocco’s frontline position in these fields, in a unique partnership-based approach and boosting skills training relevant for the future of Africa. Located in the municipality of Benguerir, in the very heart of the Green City, Mohammed VI Polytechnic University aspires to leave its mark nationally, continentally, and globally.
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Company culture :
UM6P – Mohammed VI Polytechnic University operates within a strongly innovation-driven culture, where creativity, experimentation and intellectual boldness are key foundations. The university promotes initiative, openness and autonomy in a stimulating environment focused on research, entrepreneurship and impact. This innovative mindset is reinforced by a solid cooperative dimension, fostering collaboration, knowledge sharing and human development. A clear focus on performance and excellence further supports this culture, while formal processes remain lighter to maintain agility and flexibility.
Job :
Activités et missions principales :
- Gestion de l’assistanat du directeur,
- Responsabilité du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau TLO,
- Gestion de l’agenda des collaborateurs TLO,
- Rédaction et traitement du courrier entrant et sortant, envoi de mailings,
- Communication interne (département, chercheurs …) et externe (OMPIC, Cabinet PI …) en gérant les flux d’informations,
- Organisation des réunions et des différents événements internes,
- Reporting,
- Gestion administrative des cahiers de laboratoire.
- Gestion des services généraux (évènement, workshops, séminaires …)
- Contribution à la consolidation et le Suivi du budget,
- Suivi des achats et de la facturation avec le département Achats et Finance,
- Classement et référencement de tous les documents administratifs,
- Support dans le recrutement des nouveaux profils en collaboration avec le département RH,
- Gestion des commandes de fournitures de bureau.
Required profile :
Profil recherché :
Compétences principales /expérience :
- Être de formation BAC+ 3 ou Bac+ 4 en gestion administrative ou de projets ou diplôme équivalent
- Expérience de 2 ans minimum en gestion administrative ou dans un poste similaire (Une expertise en gestion administrative, assistanat commercial ou de direction),
- Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint…),
- Maîtrise des logiciels de planification des tâches,
- Un excellent Niveau en français et en anglais à l’oral et à l’écrit pour la rédaction des différents documents et pour les différentes prises de parole avec des interlocuteurs très différents (professeurs, directeurs, ingénieurs, Chercheurs, etc.) parlant plusieurs langues.
Compétences souhaites
- Connaissance de base en propriété intellectuelle, en science juridique.
En plus des connaissances techniques requises pour ce poste, un(e) Office Manager se doit :
- Être polyvalent(e)
- Être organisé(e)
- Avoir une grande capacité d’adaptation
- Avoir un sens du service et des priorités
- Avoir une souplesse d’esprit
- Être autonome
- Être diplomate
- Avoir un grand sens de la confidentialité
Avoir le sens d’écoute et l’esprit d’équipe
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