Université Mohammed VI polytechnique de Benguérir

Assistante de direction

Au cœur de la future Ville Verte Mohammed VI à Benguérir, Maroc et située à 30 mn de Marrakech par autoroute, l’Université Mohammed VI Polytechnique (UM6P), institution d’enseignement supérieur à vocation internationale, est engagée pour un système éducatif basé sur les plus hauts standards en matière d’enseignement et de recherche dans des domaines cruciaux pour le développement économique durable du Maroc et plus largement de l’Afrique.

Notre jeune université construit un réseau académique international de renom et s’appuie sur un corps enseignants-chercheurs de très haut niveau. Elle offre d’ores et déjà un cadre de vie et d’étude de grande qualité grâce à ses infrastructures de pointe.

Dans le cadre du développement de ses équipes de recherche, le centre de coalition d’innovation et de prévention des épidémies au Maroc (CIPEM) de l’Université Mohammed VI Polytechnique lance un appel à candidature pour le recrutement d’une assistante de direction

DESCRIPTION du CENTRE :

Le CIPEM est un centre de recherche et de développement dont la mission est d’accélérer l’utilisation et le développement de nouveaux médicaments et de nouveaux vaccins contre les maladies infectieuses émergentes et d’anticiper leur apparition. Le centre englobe l’ensemble des thématiques de la microbiologie incluant la virologie, bactériologie, parasitologie et la mycologie. Sur le plan enseignement, le CIPEM participe activement aux formations de courtes et de longues durées dans les domaines du diagnostic, prévention et traitement de maladies infectieuses. Le centre travaille en étroite collaboration avec des partenaires nationaux et avec des institutions internationales.

RESPONSABILITES :

Le candidat se chargera de la gestion administrative courante du secrétariat du CIPEM.

PRINCIPALES TACHES LIEES AU POSTE :

• Gérer l'accueil et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Gérer le courrier : réception, diffusion et traçabilité du courrier ;
• Rédiger, classer et archiver des documents administratifs (courriers, rapports, procès-verbaux) etc.,) et en assurer la reproduction et la diffusion ;
• Mise à jour des bases de données, annuaires, listes de personnels, organigrammes, etc.
• Assurer la gestion de dossiers administratifs en relation avec les achats, la communication, le service informatique etc.,
• Retranscrire des informations orales à l'écrit ;gérer l’agenda du CIPEM
• Assurer la bonne circulation des parafeurs et des mises en signature ;
• Effectuer des travaux de reproductions (photocopies, numérisations, etc.) ;
• Préparer l’accueil des nouveaux entrants et coordination avec les RH : gestion des badges, accès restauration, mise en œuvre des éléments d’intégration, réservation des logements, anticipation des différentes démarches ;
• Gérer les communications internes et externes concernant le fonctionnement du CIPEM
• Participer aux opérations de logistique du service ;
• Assister les personnels et les équipes ;
• Participer à l’organisation d’événements et de réunions

COMPETENCES REQUISES ET EXIGENCES DU POSTE :

• Connaissance des modalités de fonctionnement des administrations
• Connaissance de l’environnement, du fonctionnement et des activés des Etablissements d’Enseignement Supérieur, de la recherche et de l’Innovation ;
• Maîtriser les techniques de secrétariat et de la gestion administrative ;
• Maitriser Microsoft office (Word, Excel, etc.) ;
• Maîtriser les outils de communication (messagerie, internet) ;
• Maîtriser les techniques de classement et d’archivage ;
• Savoir gérer et prioriser son activité dans un calendrier
• Savoir rendre compte et informer sur l’état d’avancement des dossiers ;
• Maîtriser les pratiques orales et écrites de l’anglais
• Savoir faire preuve de rigueur, de capacités d’organisation, de réactivité et de fiabilité ;
• Avoir le sens du relationnel
• Avoir des aptitudes pour le travail en équipe ;
• Savoir faire preuve de discrétion professionnelle et de confidentialité

Type de contrat et rémuneration :

CDI. Salaire selon expérience 

Profil recherché :

• Diplôme de secrétariat ou équivalent
• Une expérience de minimum 5 ans dans un établissement publique ou privé

Dossier de candidature :

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de faire parvenir :

• Un CV
• Une lettre (maximum 1 page) expliquant leur motivation.
• Le nom de 2 personnes pour référence.