Assistante de scolaritè - Ben guérir
Secteur de l’entreprise : Enseignement / Formation
ENTREPRISE :
Mohammed VI Polytechnic University is an institution dedicated to research and innovation in Africa and aims to position itself among world-renowned universities in its fields
The University is engaged in economic and human development and puts research and innovation at the forefront of African development. A mechanism that enables it to consolidate Morocco's frontline position in these fields, in a unique partnership-based approach and boosting skills training relevant for the future of Africa.
Located in the municipality of Benguerir, in the very heart of the Green City, Mohammed VI Polytechnic University aspires to leave its mark nationally, continentally, and globally.
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Culture de l'entreprise :
UM6P – Université Mohammed VI Polytechnique se caractérise par une culture fortement orientée innovation, où la créativité, l’expérimentation et l’audace intellectuelle constituent des piliers essentiels. L’université encourage l’initiative, l’ouverture d’esprit et l’autonomie, dans un environnement stimulant tourné vers la recherche, l’entrepreneuriat et l’impact. Cette dynamique innovante est enrichie par une dimension coopérative solide, valorisant la collaboration, le partage des savoirs et le développement humain. Une orientation vers la performance et l’excellence complète l’ensemble, tandis que les processus formels restent volontairement plus légers pour préserver l’agilité.
Poste :
- Missions
Rattaché au département, vous serez amené à :
- Gérer de l’agenda du chef du département,
- Gérer la formation Initiale, la formation Continue et la formation doctorale,
- Coordonner avec les différents départements afin d’assurer les livrables demandés selon les deadlines,
- Assurer les tâches administratives du département : classement des dossiers, mise à jour des données au niveau système…
- Missions & Tâches
- LA FORMATION INITIALE
Assurer le processus de la formation :
Gestion des dossiers d’accréditation, Gestion des JPOs, Gestion du concours, Gestion des inscriptions, Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiants, Elaboration des plannings annuel et semestriel, Réservation des salles, Organisation des examens et des délibérations, Gérer les fiches d’absences et les cahiers de textes, Enquêtes de satisfaction…
- LA FORMATION CONTINUE
Participer à la réussite des missions des actions de formations entreprises :
Coordonner avec les responsables de la formation continue pour assurer l’organisation de chaque action de formation de la commande à la facturation
Assurer le suivi (fiche de présence, fiche d’évaluation…)
- COMMUNICATION ET MARKETING
Elaborer des Prints (Flyer, Plaquette, Brochure …)
Organiser et gérer les Campagnes Publicitaires
Organisation d'Evènements : JPOs, Conférences Scientifiques
Communication Interne Département/Etudiants et Etudiants/Entreprises
Communication Externe Département /Etudiants des lycées et universités
Augmenter la visibilité du Département sur les sites sociaux
Participation à la Promotion des formations initiales et continues,
- AUTRES DEPARTEMENTS
RH
Gérer les demandes de recrutement,
Gérer le pointage mensuel des professeurs et des doctorants,
Health Center
Assurer les suivis des dossiers mutuelles des étudiants,
Organiser les visites médicales pour étudiants,
SCOLARITE
Gérer les dossiers d’accréditation,
Préparation des listes des inscrits et leurs pièces pour le ministère,
Gérer les différents documents et attestations.
SERVICES GENERAUX
Gérer les réservations des chambres pour les étudiants
- ADMINISTRATION
Préparer les attestations scolaires et de bourses pour les étudiants,
Assurer le reporting des réunions,
Assurer un classement de tous les dossiers administratifs du département.
Pour garantir un service de qualité et un alignement des processus, il faut pour toutes les tâches :
Identifier, formaliser, implémenter et automatiser les procédures relatives à chaque processus.
Profil recherché :
- Profil Demandé
- Niveau licence min ou équivalent,
- Expérience de 5ans min dans la gestion de la scolarité ou un poste similaire,
- Très bonne connaissance de la scolarité des établissements d’enseignement supérieur.
- Compétences principales
Hard skills
Très bonne maîtrise de l’outil bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook),
Aisance à l’utilisation de nouveau systèmes d’information (logiciels, application,)
Soft Skills
- Très bonne maitrise des langues Anglais et Français
- Avoir le sens de l’organisation ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Avoir l’esprit de synthèse.
- Autonomie, initiative et réactivité.
- Polyvalence,
- Sens de l’écoute et du service.
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