Chargée administrative - Casablanca

Entreprise :

Atlas Capital est une banque d'investissement détenue à 100 %. Cette indépendance est un gage de confidentialité, d'absence de conflits d'intérêts et d'une grande agilité.
Atlas Capital propose une gamme de services sur mesure à forte valeur ajoutée en banque d'investissement, activités de marché, gestion d'actifs et gestion de patrimoine. Fort de son expertise multi-métiers, Atlas Capital élargit son champ d'action en proposant une gamme diversifiée de services, tels que l'immobilier et l'assurance, renforçant ainsi son statut d'acteur incontournable du secteur financier.
L’initiative et le dévouement des équipes d’Atlas Capital, alliés à la discrétion de leurs actions, ont positionné Atlas Capital comme la Banque d’Investissement privilégiée des grands groupes, des entrepreneurs familiaux, des investisseurs institutionnels et des clients privés.
 

Poste :

Assurer la gestion administrative quotidienne de la société et contribuer au bon fonctionnement opérationnel des projets immobiliers, notamment à travers la coordination administrative des différents intervenants, le suivi des engagements, facturations et paiements ainsi que la gestion documentaire des projets.

La Chargée administrative constitue un point de coordination entre les équipes internes, les prestataires, les entreprises et les différents partenaires intervenant sur les projets.

L objectif du poste est de devenir le point central de coordination administrative des opérations immobilières, en assurant la traçabilité des documents, le respect des circuits de validation et le suivi rigoureux des échéances administratives et financières.

• Administration générale et gestion du bureau
• Assurer l accueil physique et téléphonique de la société
• Réceptionner, traiter et orienter les courriers, documents et demandes reçues ;
• Assurer la gestion quotidienne du bureau : fournitures, consommables, prestataires, maintenance et besoins administratifs ;
• Organiser le classement et l archivage physique et digital des documents administratifs ;
• Assurer la bonne circulation des documents entre les différentes directions ;
• Veiller au bon fonctionnement administratif et logistique quotidien des locaux.
• Gestion administrative technique et suivi des projets
• Assurer le suivi administratif des opérations immobilières en coordination avec les équipes techniques, financières et les responsables de projets.

À ce titre :

• Centraliser et réceptionner les factures, situations de travaux et décomptes des entreprises, prestataires, bureaux d études et consultants ;
• Vérifier la complétude administrative des dossiers avant leur transmission pour validation ;
• Organiser et suivre le circuit de validation des factures, situations et décomptes auprès des responsables concernés ;
• Transmettre les éléments validés à la Direction Financière pour règlement ;
• Tenir à jour les tableaux de suivi des factures et décomptes : date de réception, projet, fournisseur, montant, validation, échéance, paiement et statut ;
• Assurer le suivi des paiements et effectuer les relances nécessaires auprès des différents intervenants ;
• Assurer le classement des marchés, contrats, bons de commande, avenants, factures, décomptes et justificatifs de paiement ;
• Maintenir une base documentaire structurée et actualisée pour chaque projet ;
• Veiller au respect des circuits internes de validation et à la traçabilité des documents ;
• Assurer l l interface administrative entre les équipes techniques, la Direction Financière et les prestataires externes ;
• Identifier les dossiers en attente et effectuer les relances nécessaires pour assurer leur traitement dans les délais
• Appui ponctuel à l Administration des Ventes

Dans le cadre des besoins de continuité de service, la Chargée administrative pourra assurer ponctuellement un appui aux activités d Administration des Ventes.

• Mise à jour et suivi administratif des dossiers acquéreurs dans le CRM/logiciel de gestion immobilière ;
• Suivi administratif des échéanciers, appels de fonds et encaissements ;
• Préparation et transmission des dossiers aux notaires et suivi administratif jusqu'à la signature des actes ;
• Appui à l organisation administrative des livraisons et à la préparation des documents associés.

Profil recherché :

Formation : Bac+3 en gestion, administration, finance ou commerce

Expérience : Minimum 5 ans d expérience dans une fonction administrative polyvalente, idéalement auprès d un promoteur immobilier ou d un acteur de la construction.

Compétences techniques

• Très bonne maîtrise d Excel et des outils bureautiques ;
• Capacité à construire et maintenir des tableaux de suivi fiables ;
• Bonne compréhension des processus de facturation et de paiement ;
• Connaissance des circuits administratifs liés aux marchés de travaux et prestations ;
• Maîtrise d un CRM ou logiciel de gestion immobilière ; la connaissance de GECIMMO constitue un plus ;
• Excellente maîtrise du français écrit et oral.

Qualités recherchées

• Très grande rigueur et sens de l organisation et des priorités ;
• Autonomie et proactivité ;
• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément ;
• Aisance relationnelle et sens du service ;
• Capacité à relancer efficacement les interlocuteurs internes et externes ;
• Discrétion et confidentialité ;
• Esprit de coordination ;
• Fiabilité dans le suivi des chiffres, documents et échéances.

Adresse de notre siège :

Traits de personnalité souhaités :

Volonté de persuasion Rationalisme Implication au travail Improvisation