Office Manager - Benguerir
Secteur de l’entreprise : Enseignement / Formation
ENTREPRISE :
Mohammed VI Polytechnic University is an institution dedicated to research and innovation in Africa and aims to position itself among world-renowned universities in its fields The University is engaged in economic and human development and puts research and innovation at the forefront of African development. A mechanism that enables it to consolidate Morocco’s frontline position in these fields, in a unique partnership-based approach and boosting skills training relevant for the future of Africa. Located in the municipality of Benguerir, in the very heart of the Green City, Mohammed VI Polytechnic University aspires to leave its mark nationally, continentally, and globally.
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Culture de l'entreprise :
UM6P – Université Mohammed VI Polytechnique se caractérise par une culture fortement orientée innovation, où la créativité, l’expérimentation et l’audace intellectuelle constituent des piliers essentiels. L’université encourage l’initiative, l’ouverture d’esprit et l’autonomie, dans un environnement stimulant tourné vers la recherche, l’entrepreneuriat et l’impact. Cette dynamique innovante est enrichie par une dimension coopérative solide, valorisant la collaboration, le partage des savoirs et le développement humain. Une orientation vers la performance et l’excellence complète l’ensemble, tandis que les processus formels restent volontairement plus légers pour préserver l’agilité.
Poste :
Définition du Poste : Office Manager
Le département Chemical & Biochemical Sciences. Green Process Engineering (CBS) recrute une personne qualifiée pour le poste d’Office Manager et plus particulièrement de la Gestion Administrative.
Missions :
- Traiter les différentes demandes logistiques (réservation des salles de réunion, hébergement, restauration, transport, organisation des déplacements).
- Organiser et maintenir les dossiers et les documents administratifs, y compris les contrats, les factures, les rapports et les correspondances.
- Organiser et archiver les documents administratifs et contrats de manière systématique et accessible.
- Assister les équipes dans leurs tâches administratives, en fournissant un soutien logistique et en effectuant des tâches de secrétariat.
- Coordonner avec le département RH pour soutenir le recrutement de nouveaux profils.
- Traiter et réaliser le suivi des demandes d’achats sur SAP.
- Assurer le suivi nécessaire concernant les tâches assignées auprès des différents départements jusqu'à leur réalisation.
- Assurer l’organisation des événements du département (événements scientifiques, journées doctorales, séminaires, workshop…).
- Soutenir les différentes offres de formations et actions pédagogiques de l’entité
- Suivi des dossiers administratifs des doctorants (contrats PhD, déplacement, dépenses, congrès, congés ...)
- Assurer l’interface avec l’école doctorale et les encadrants.
- Assurer le suivi et le renouvellement des contrats ‘’Professeurs affiliés, PostDoc, Doctorants, consultants, prestataires, vacataires…etc.)
- Traiter et réaliser le suivi des stagiaires, conventions d’accueil, conventions de stages….
- Participer aux activités du département et veiller au bon déroulements des événements CBS (workshops, congrès, visites, séminaires…)
- Maintenir et faire le suivi des dépenses courantes de l'entité en collaboration avec le service financier.
- Rassembler et tenir à jour les bases de données des recrutements, contrats et les dossiers administratifs et du personnel
- Coordonner les différents partenariats et visites institutionnelles en coordination avec les étudiants, les professeurs, les consultants, l'administration, le département Com etc…
- Gérer les différents canaux de communication de l’entité (site web, réseaux sociaux, interface avec la Com…) et la boite mail du département.
- Planifier et publier régulièrement du contenu engageant sur les réseaux sociaux et le site web de l’entité.
- Assurer la coordination des comités internes et externes du département et assurer le suivi avec les parties prenantes.
- Rédiger les procédures internes en concertation avec le Directeur de l'entité.
- Contribuer à la rédaction de rapports, PV et paperasse administratifs pour les départements et les responsables.
Profil recherché :
Profil recherché :
- Bac+3/4 dans la gestion administrative
- Expérience de 2 à 3 ans dans le domaine
- Familiarité avec les outils informatiques
- Bonnes compétences en communication et en relationnel
- Bon niveau en Anglais et Français
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