Office Manager - Benguerir

L’UM6P recrute pour sa Faculty of Medical Sciences un Office Manager dont la mission principale est d’assister un ou plusieurs responsable (s) dans la gestion d’agenda, l’organisation de déplacements, la préparation de réunions, l’organisation des séminaires de formation continue, l’accueil, ...).

Disponible et motivée pour ce métier, l’Office Manager se charge également de coordonner et classer les informations/documents internes et externes de la Faculté des Sciences Médicales et prend en charge également le suivi complet de contrats de maintenance des équipements, relance des dossiers en instance, gestion administrative du personnel et d’évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, visites...) en partenariat avec le DRH du Pôle Santé.

• Accueillir les visiteurs
• Prise des appels et gestion du standard téléphonique
• Rédaction de compte rendu, note d’information, e-mails...
• Traitement de l'information (collecte, classement et mise à jour)
• Transmission du courrier en interne et en externe
• Gestion administrative et classement des contrats
• Organisation des déplacements professionnels : réservation de moyens de transport, d’hôtel et préparation d’ordres de missions.
• Préparation et organisation des réunions en présentiel et à distance
• Saisie et traitement de texte
• Gestion administrative du courrier 
• Photocopie et impression des supports de cours.

Les activités peuvent évoluer en fonction de la charge et de l'urgence des activités du département.

• Outils bureautiques
• Gestion administrative
• Normes rédactionnelles multilingue : pratique de l’anglais et du français est requise
• Méthode de classement et d'archivage
• Maitrise d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, ...)
• Organiser la logistique des recrutements en concertation avec le DRH du Pôle Santé
• Organiser la logistique des formations et séminaires de formation continue
• Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons en collaboration avec le chargé d’achat du Pôle Santé.
• Suivre les conditions d'exécution d'un contrat de prestations d’enseignement.

 Diplôme

Ce poste est ouvert aux candidats titulaires d’un diplôme :

• • en assistanat de direction,
  • de licence management, licence administration des affaires.

Langues 

Maitrise du français et de l’anglais.

Expérience

Ce poste est ouvert au débutant comme aux personnes plus expérimentées.